四川省隆昌教育基金会档案、证书、印章的管理

四川省隆昌教育基金会档案、证书、印章的管理规定

 

一、根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国会计法》以及国务院《基金会管理条例》制定本规定。

    二、本规定所指的档案，包括本会的文书档案、会计档案；证书，包括上级有关部门颁发的注册登记证照，本单位颁发的荣誉证书及相关证明材料。

三、文书档案的管理：    

 1、文书档案的管理由本会秘书处办公室确定专人负责，本着安全保密原则，建立文书档案专用柜。   

    2、秘书处要加强对文书档案工作的领导，严格按照《中华人民共和国档案法》的规定，建立文书档案的立卷、归档、保管、查询和销毁等工作流程的具体的管理办法，保证文书档案妥善保存、有序存放、方便查阅、严防损毁、散失和泄密。

    2、文书档案的归档范围：本会制发或工作中形成的，具有查考价值的各种文件材料。具体包括：

(1)收、发文件；    

  (2)会议文件、纪要、记录、领导讲话材料；

    (3)规定、制度、办法、通报等；

(4)年度工作报告及审计报告；    

    (5)理事会决议、计划、总结等材料；

(6)合同、协议；

    (7)任免、聘任、奖励、处分材料；

    (8)重要来信、来访材料。

    4、本会文书档案原则上不得借出，如特殊需要，必须经理事长批准，借阅者只能在本会办公室阅读，经批准后复印复制，必需保持文件原样，不得涂改，复印件须经管理人员核对无误后，方能带走。

    5、本会文书档案按《保密法》规定其密级分为一般、机密、绝密三类。按保存时间分为暂时、长期、永久三类，属于需要上交和定期销毁的档案材料必须造具清单及时上交和在政府档案管理部门的监督下销毁。

    四、会计档案的管理    

    I、本会会计档案的管理由财务部门负责，会计人员专柜保存，出纳人员不得兼管会计档案。

2、会计档案材料应严格按照国家财政部《会计档案管理办法》的要求，做到内容真实、原始详尽、书写工整，各种凭证符规合法。

    3、财务部门负责人应加强会计档案工作的领导，按照档案材料的归档要求，指导会计人员作好各种会计资料的整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册工作。    

    4、本会会计档案原则上不得借出，如有特殊需要，必须经理事长批准，办理登记手续后，方能借阅或复制，严禁查阅和复制人员在会计档案上涂画、拆封和抽换。

    5、本会所建会计档案，应严格按财政部颁发的《会计档案管理办法》规定会计档案保管期限，妥善管理，做好防潮、防蛀、防火工作，严防损毁、涂改、遗失等事故的发生。对于保管期满的会计档案，由财务部门提出销毁意见，编制销毁清单，经理事长签署意见在财政、审计部门的监控下方能进行销毁。

    五、印章、证书及票据管理

    1、本会印章、包括四川省隆昌教育基金会公章(含钢印、一般印章各一枚)由秘书长管理，只能在本会所发文件、信函以及有关材料上使用；各经济实体的公章和财务专用章，由各经济实体项目负责和财务负责人分别管理和使用。

    2、各种证章应妥善保管、严防遗失和盗窃，如有遗失或被盗，要及时挂失或报告。如有伪造或盗用，应及时报案，并追究行政和法律责任。

    3、本会所有各种证照，由秘书处管理，应专柜保管，按规定做好登记、年检、换证工作，如管理人员变动，在理事长的监督下，及时做好移交工作。    

    4、本会向捐款人颁发的荣誉证书，由财务部统一管理，使用时必须与开出的收款收据同步，严禁漏发或滥发。